Como agendar entrevistas pelo WhatsApp e ajudar o candidato a comparecer

Por que a entrevista marcada por mensagem avulsa dá errado

Marcar entrevista pelo WhatsApp parece simples: a recrutadora pergunta "pode amanhã às 10h?" e o candidato responde. O problema aparece no volume. Com dez, vinte candidatos por semana, a negociação de horário vira um vai e vem de mensagens. A recrutadora oferece um horário, o candidato só vê à noite, responde que não pode, ela oferece outro na manhã seguinte, e o horário que sobrava já foi para outra pessoa.

Depois de marcada, a entrevista fica registrada no celular de alguém, às vezes numa agenda de papel. O candidato recebe "ok, te espero" e mais nada. No dia, ele não lembra o endereço exato, não sabe quem procurar ou esqueceu o documento. Sem essas informações, chegar à entrevista fica mais difícil.

Passo a passo do agendamento pelo WhatsApp

1. A recrutadora libera os horários por vaga

Antes de qualquer conversa, a recrutadora define na agenda quais horários servem para entrevistar candidatos daquela vaga. Isso evita oferecer um horário que depois precisa ser desmarcado e permite que o agendamento aconteça sem ela estar online. Se a entrevista é com o gestor da área, os horários dele entram na mesma agenda.

2. Ofereça duas ou três opções

"Tenho quinta às 9h ou às 10h, ou sexta às 14h. Qual prefere?" funciona melhor do que "quando você pode?". A pessoa escolhe em vez de propor, e a conversa termina numa mensagem. Se nenhuma opção servir, ofereça a próxima leva de horários.

3. Confirme por escrito, com tudo o que a pessoa precisa

A confirmação é a mensagem que o candidato vai procurar no dia. Ela deve trazer:

• dia da semana, data e horário;
• endereço completo, com um ponto de referência;
• o nome de quem procurar na chegada;
• o que levar, como um documento com foto;
• como remarcar, se precisar.

4. Mande o lembrete na véspera

No fim da tarde anterior, um lembrete curto com horário e endereço. Ele dá ao candidato a chance de avisar se surgiu um imprevisto e devolve o horário para outra pessoa a tempo.

5. Deixe a remarcação na mesma conversa

Quando o candidato responde "não vou conseguir", a melhor resposta é oferecer novos horários ali mesmo. Remarcar pela mesma conversa é mais simples para o candidato do que ligar ou mandar e-mail.

6. Registre o que aconteceu

Compareceu, faltou, remarcou. Esse registro, no funil da vaga, mostra se algum horário ou alguma loja concentra faltas e ajuda a ajustar a agenda.

O que escrever em cada mensagem

Os dados das mensagens acima são fictícios. Repare que nenhuma delas faz pergunta pessoal: a conversa de agendamento trata só de dia, hora e lugar.

A regra das 24 horas do WhatsApp

Quem usa a API oficial do WhatsApp precisa conhecer a janela de atendimento. Segundo a documentação da Meta, quando um usuário manda mensagem para a empresa, abre-se uma janela de 24 horas. Se ele escrever de novo antes do fim, o prazo volta a 24 horas. Enquanto a janela está aberta, a empresa responde com mensagens livres. Quando ela fecha, só é possível enviar modelos de mensagem aprovados previamente.

Na prática, a oferta de horário e a confirmação costumam sair dentro da janela, porque acontecem na mesma conversa. O lembrete da véspera, que sai dias depois, normalmente é um modelo aprovado. Vale preparar esses modelos antes de abrir a vaga. A Meta classifica os modelos em categorias, como utilidade e marketing, e decide a categoria final na análise; um lembrete ligado à entrevista que a pessoa marcou é diferente de um aviso promocional.

A documentação da Meta também pede que a empresa deixe claro que a pessoa está aceitando receber comunicação dela. No agendamento, isso pode ser uma frase na confirmação: "Vou te mandar um lembrete na véspera por aqui".

Entrevista presencial, por vídeo ou coletiva

O roteiro muda pouco entre os formatos. Na entrevista por vídeo, a confirmação leva o link da sala, por exemplo do Zoom ou do Google Meet, e o lembrete reforça o horário com antecedência para a pessoa testar a conexão. Na entrevista coletiva, comum em vagas de volume, a mensagem precisa deixar claro que é em grupo, quanto tempo dura e o que acontece depois. Em todos os casos, o candidato precisa saber quando terá retorno e por qual canal.

Quando o candidato falta

A falta acontece, mesmo com tudo certo. O que ajuda é ter um combinado simples para esse momento:

• Registre a falta no funil, sem julgamento.
• Mande uma mensagem curta oferecendo um novo horário, uma vez.
• Se a pessoa não responder, a recrutadora decide se a candidatura segue aberta.
• Olhe o registro do mês: se um horário concentra faltas, mude a grade.

O bot pode cuidar das mensagens, mas a decisão de manter ou encerrar uma candidatura continua sendo da recrutadora.

Erros comuns

• Perguntar "quando você pode?". Abre uma negociação que poderia ser uma escolha.
• Confirmar só com "ok". Sem endereço, nome e documento, o candidato chega perdido ou não chega.
• Esquecer o lembrete. É a mensagem que devolve o horário a tempo quando surge um imprevisto.
• Exigir ligação para remarcar. Quem escolheu o WhatsApp quer remarcar pelo WhatsApp.
• Deixar a agenda no celular de uma pessoa. Quando ela falta, ninguém sabe quem vem.

Checklist

• Os horários de entrevista de cada vaga estão liberados na agenda.
• O candidato escolhe entre duas ou três opções.
• A confirmação traz data, hora, endereço, quem procurar e o que levar.
• O lembrete da véspera está pronto como modelo aprovado.
• A remarcação acontece na mesma conversa.
• Comparecimento e falta ficam registrados no funil da vaga.

Antes da agenda vem a triagem: veja o que perguntar e o que nunca perguntar na triagem pelo WhatsApp. E para a resposta que chega à noite, leia como responder candidatos no WhatsApp fora do horário.